Automatisierte Termin-
und Fristenüberwachung

Abb. Termin- und Fristenüberwachung Luxxdata

Eine besonders wichtige Funktion von LuxxData Contract ist die Überwachung von Vertragsterminen. Jeder Vertrag hat nicht nur ein Vertragsabschlussdatum, sondern auch ein Vertragsende. Es kann festgehalten und automatisch an Outlook übergeben werden. Rechtzeitig vor Vertragsende sollte auch durch eine Terminerinnerung mit einem kurzen Hinweis darauf hingewiesen werden um gegebenenfalls erforderliche Handlungen vornehmen zu können (Verhandlungen zur Verlängerung, Aufnahme von Verhandlungen mit der Konkurrenz etc).
Weitere Vertragsfristen und Termine wie Fertigstellungstermine, Lieferfristen, Prüfungsfristen, Mitteilungstermine, Verjährungsfristen, Probezeiten und Kündigungsfristen in Arbeitsverträgen, Ratenzahlungstermine etc müssen beachtet werden um Rechtsverlust und Schäden zu vermeiden. Effiziente Fristenüberwachung und Terminüberwachung sind ein Muss für jedes Unternehmen. Ein Contract Management System hat das Management und die Rechtsabteilung dabei wirksam zu unterstützen.

Wie sichert LuxxData Contract die Erfassung und wirksame Überwachung von Fristen und Terminen?

LuxxData Contract erfasst die Fristen und Termine, Wiedervorlagen und jeden anderen Termin und kann sie an Outlook weitergeben. Das Terminüberwachungsmodul von LuxxData erfasst nicht nur einzelne Termine, sondern nahezu beliebige Terminreihen. Müssen Sie monatlich am 1. des Monats Zahlungen leisten oder jährlich jeweils an einem bestimmten Datum intern überprüfen, ob eine Indexklausel im Vertrag greift oder haben Sie andere wiederkehrende Termine oder Fristen zu beachten ? Kein Problem. Luxxdata Contract übernimmt alle Fristen und Termine, Fristenreihen und Terminreihen und meldet sie pünktlich an ihre Terminverwaltung Outlook. Sie müssen also nur einmal bei der Eingabe in das System die Fristen und Termine richtig eingeben und schon ist alles für die Zukunft geregelt. Da hierbei Fehler unterlaufen können, sieht das Compliance-Kontrollsystem von LuxxData Contract vor, dass sowohl zu beachtende interne Vorgaben (z.B. keine längere Vertragslaufzeit als zulässig) wie auch die richtige Termin- und Fristeneingabe intern durch Vier-Augen-Kontrolle überprüft werden, bevor der Vertrag gespeichert wird. Jedes Unternehmen kann so individuell seine eigenen Compliance Richtlinien bei Fristenkontrolle und Terminüberwachung umsetzen.

Sie gehen für drei Wochen in Urlaub und wollen wissen, welche Vertragsfristen in dieser Zeit zu beachten sind? Kein Problem. Der Listengenerator von LuxxData Contract zeigt mit wenigen Klicks alle Vertragsfristen gleich welcher Art, die in diese Zeit fallen.

Sie wollen eine Kollegin/einen Kollegen/einen Vertragspartner an Termine erinnern? Kein Problem – sie versenden die Liste oder die Terminreihe oder das Datum mit Anmerkung aus dem System per email. Leichter und zuverlässiger lassen sich Vertragsfristen und Termine nicht überwachen.

Setzten Sie die Vertragsdatenbank von LuxxData Contract in Ihrem Unternehmen ein, sichern Sie die richtige Termineingabe durch ein Vier-Augen-Prinzip das in LuxxData Contract hinterlegt wird und Management, Rechtsabteilung betroffene operative Abteilung können sicher sein dass kein Termin und keine Frist übersehen werden sie an alle Termine erinnert werden.

Natürlich können Sie nicht nur Vertragsfristen überwachen, sondern auch sonstige wichtige Termine und Fristen – zum Beispiel Rechtsmittelfristen, Zahlungsfristen, Hauptversammlungstermine oder Termine zur Jahresabschlussvorlage an die Gesellschafterversammlung, um nur einige zu nennen.

Es mag Anpassungserfordernisse des Terminüberwachungssystems von LuxxData Contract an Ihre speziellen Anforderungen geben – die Vertragsdatenbank ist äußerst flexibel aufgebaut und kann um weitere Felder ergänzt werden nahezu jedem Wunsch Rechnung tragen.